Un outil de gestion de projet permet d’organiser les tâches, de les planifier et de coordonner les différentes ressources (collaborateurs, fournisseurs, clients…) en fonction des contraintes et disponibilités.

De plus en plus d’organisations fonctionnent en mode projet pour gérer leurs activités.

On peut gérer ses activités métiers avec pour objectif de planifier des interventions, des missions, des travaux… cela concerne notamment les cabinets de conseil, les ESN, les agences marketing, les artisans…
\nOn utilisera, dans ce contexte, des fonctionnalités avancées comme le diagramme de Gantt, le calcul du taux de staffing, l’optimisation du taux d’occupation, la planification des ressources, la saisie et le suivi des temps….

Il est également possible d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour gérer des activités dites de fonctions supports comme le marketing, le recrutement, les tâches administratives, le SAV informatique…
\nCes activités concernent toutes les entreprises et on utilisera des fonctionnalités collaboratives de gestion de tâche en mode Kanban où chacun pourra organiser et/ou consulter l’avancement des tâches et des activités.

Une application de gestion de projet efficiente doit proposer des fonctionnalités avancées de planification pour permettre au chef de projet d’établir un planning détaillé avec des liens entre les tâches et des jalons matérialisant des échéances fortes.

Un logiciel de gestion de projet doit également être un outil de travail collaboratif simple d’utilisation pour permettre à tous les utilisateurs (occasionnels, contributeurs) de prendre connaissance des plannings, de valider une tâche, de saisir un commentaire sur une tâche et de mettre à jour ses temps.

Enfin, la communication et le partage d’informations sont des facteurs essentiels à la réussite d’un projet. Les solutions de gestion de projet doivent proposer des fonctionnalités élaborées et sélectives permettant la circulation de l’information, sans pour autant noyer les utilisateurs avec un flux de notifications trop important.

On trouve actuellement deux grandes typologies d’outils de gestion de projet.

Les outils orientés « organisation du travail » qui permettent de collaborer sur des activités et d’organiser les tâches avec une approche agile et très visuelle. La planification des tâches dans le temps permet d’avoir une vision globale du planning et d’appréhender les échéances et les deadlines du projet.

Les outils orientés « diagramme de Gantt » qui offrent une planification plus précise des tâches avec la possibilité de positionner du temps de travail et de distinguer ainsi la charge de travail allouée à la tâche de la durée de la tâche.